IV. A szerv nyilvántartásai

2.	Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok
IV.	A szerv nyilvántartásai (utolsó frissítés: 2025.07.01.)
1.	A közfeladatot ellátó szerv által saját fenntartású adatbázisok, illetve nyilvántartások leíró (név, formátum, az adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, az érintettek köre, az adatok forrása, kérdőíves adatfelvétel esetén a kitöltetlen kérdőív) jegyzéke
	Az ellátottak vonatkozásában: 1.A szolgáltatásra vonatkozó igények, valamint az ellátás megkezdésének és megszüntetésének dátumára, az ellátás megszüntetésének módjára, okára, a jogosultsági feltételekre és az azokban bekövetkezett változásokra vonatkozó adatok nyilvántartása (Szt. 20.§ szerinti nyilvántartás) – papír alapú nyilvántartás - adattörlés esetei: a nyilvántartásból törölni kell az adatokat, ha az ellátásra vonatkozó igény a teljesítését megelőzően megszűnik. Ha törvény másként nem rendelkezik, a nyilvántartásból a szociális ellátás iránti kérelem elutasításától, megállapított ellátás esetén – a szolgálati időre jogosító ellátások kivételével – az ellátásra való jogosultság megszűnésétől számított öt év elteltével törölni kell az adott személyre vonatkozó adatokat. A szolgálati időre jogosító ellátások esetében az adott személyre vonatkozó adatok törlését a Kormány rendeletben szabályozza. 2. A fennálló díjhátralékokról, a személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátások térítési díjáról szóló 29/1993. (II. 17.) Korm. Rendelet 31.§ (2)-(3) bekezdései alapján vezetett nyilvántartás – papír alapú nyilvántartás - a nyilvántartott díjhátralékról az intézmény vezetője negyedévenként tájékoztatja a fenntartót a térítési díjhátralék behajtása vagy a behajtatlan hátralék törlése érdekében. Az intézményvezető a fenntartót – az Szt. 119. § (3) bekezdése szerinti jelzálogbejegyzés kezdeményezéséről való döntés érdekében – évente értesíti a hátralékról. 3. Az idősek tartós bentlakásos ellátását igénybevevő ellátottak vonatkozásában, a személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátások térítési díjáról szóló 29/1993. (II. 17.) Korm. Rendelet 19.§-ban foglaltak alapján, a fizetendő személyi térítési díj összegéről, a pénz- és ingatlanvagyon terheléséről, a fizetési kötelezettség teljesítéséről, valamint a hátralékról – az Szt. 68/B. § és 117/B. § szerinti eset kivételével – vezetett nyilvántartás – papír alapú nyilvántartás 4. az ellátotti dokumentáció - papír alapú nyilvántartás A foglalkoztatottak vonatkozásában: 1. személyi anyagok – papír alapú nyilvántartás 2. jogviszonyra vonatkozó, bér- és illetményadatok, cafeteria adatok, távollétadatok – papír alapú és elektronikus adatbázisban kezelt adatállomány (az informatikai rendszer megnevezése: KIRA) 3. pályázati eljárás lefolytatása nélkül betölthető álláshelyek esetében, adatbázis a lehetséges jelöltekről - papír alapú nyilvántartás 4. a munkakör betöltéséhez szükséges egészségügyi alkalmasság időtartamának nyilvántartása - elektronikus nyilvántartás (Excel) 5. a foglalkoztatottak részére kiadott utazási utalványok nyilvántartása - papír alapú nyilvántartás 6. munkabalesetek nyilvántartása - papír alapú nyilvántartás 7. munkaidő nyilvántartás - papír alapú nyilvántartás 8. munkába járásához biztosított bérlet és útiköltség térítéséhez kapcsolódó nyilvántartások - papír alapú nyilvántartás 9. a rehabilitációs hozzájárulás megállapítása céljából vezetett nyilvántartás- papír alapú nyilvántartás 10. az intézmény mobiltelefon flottájának és a hívószámokhoz rendelt keretösszeg nyilvántartása 11. a munka-és védőruha, valamint az egyéni védőeszközök biztosításához kapcsolódó nyilvántartások - papír alapú nyilvántartás 12. az Esélyegyenlőségi terv alapján igénybe vett fizetett szabadnap és munkaidő-kedvezmény nyilvántartása - papír alapú nyilvántartás 13. az intézmény által használt programokhoz, alkalmazásokhoz, adatbázisokhoz, adatállományokhoz, elektronikus információs rendszerekhez, hálózati infrastruktúrákhoz kapcsolódó hozzáférési és egyéb azonosításhoz kötött jogosultságok nyilvántartása - elektronikus nyilvántartás (Excel) Az intézménnyel szerződéses jogviszonyban állók vonatkozásában: 1.szerződések nyilvántartása – papír alapú és elektronikus nyilvántartás Egyéb: postakönyv - külső kézbesítőkönyv - papír alapú nyilvántartás bélyegzőnyilvántartás - papír alapú nyilvántartás iktatókönyv - elektronikus nyilvántartás iratselejtezési és irattári iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek - papír alapú nyilvántartás az elutasított adatigénylésekről, valamint az elutasítások indokairól vezetett nyilvántartás - elektronikus nyilvántartás (Excel) a gazdálkodói jogkörgyakorlásra jogosult személyek nyilvántartásai - papír alapú nyilvántartás ellenőrzések nyilvántartásai - elektronikus nyilvántartás (Excel) adatvédelmi incidensek nyilvántartása adatkezelési tevékenységek nyilvántartása Az iratkezelés rendjét a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, valamint az intézmény Iratkezelési szabályzata határozza meg, melynek melléklete, a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, az Irattári terv, mely meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. A levéltárba adandó iratokban foglalt adatok és az iratkezelési rendszerben a jogszabálynál fogva kezelendő személyes adatok kivételével az intézmény az adatot törli (iratokat selejtezi), illetve a levéltárba adással a személyes adatok kezelése az intézménynél megszűnik. Az intézmény betartja és betartatja a hatályos adatvédelmi rendelkezésekben, különösen a GDPR-ban és az Info tv-ben meghatározott, a személyes adatok kezelésére vonatkozó alapelveket, a személyes adatok kezelésével, tárolásával kapcsolatban a lehető legnagyobb gondossággal jár el, az informatikai biztonság területén az észszerűen elérhető leghatékonyabb, legmodernebb eszközöket és eljárásokat alkalmazza. Az adatkezelési műveleteket úgy tervezi meg és hajtja végre, hogy biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét. Az adatokat védi a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen. Az adatkezelés során megőrzi, megvédi az információt, annak érdekében, hogy csak az férhessen hozzá, aki erre jogosult.
2.	A közfeladatot ellátó szerv által – alaptevékenysége keretében – gyűjtött és feldolgozott adatok fajtái
	személyes adat különleges – egészségügyi adat különleges – bűnügyi adat (kizárólag a közalkalmazotti vagy egészségügyi szolgálati jogviszony létesítése esetén)
3.	A közfeladatot ellátó szerv által – alaptevékenysége keretében – gyűjtött és feldolgozott adatokhoz való hozzáférés módja Az érintett jogosult arra, hogy az intézménytől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon: az adatkezelés céljai; az érintett személyes adatok kategóriái; azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket; adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai; az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen; a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga; ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ; amennyiben fennáll, az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár. Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozóan a GDPR 46. cikk szerinti megfelelő garanciákról. A közérdekű adatokhoz való hozzáférés rendje a KÖZÉRDEKŰ ADATOK 2. Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok, X. Közérdekű adatok igénylése, 1. A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények intézésének rendje alpontban található.
4.	A közfeladatot ellátó szerv által – alaptevékenysége keretében – gyűjtött és feldolgozott adatokról való másolatkészítés költségei Az intézmény a hozzáférési jog érvényesülésével kapcsolatban meghatározott feladatait ingyenesen látja el és ha az érintett kéri, az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát rendelkezésére bocsátja. A másolat igénylésére vonatkozó jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy - különösen ismétlődő jellege miatt - túlzó, a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségek figyelembevételével észszerű összegű díj számítható fel, vagy a kérelem alapján történő intézkedés megtagadható. A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az Intézményt terheli. Ha a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban megalapozott kétség merül fel, további, az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtása kérhető. Az egészségügyi dokumentációhoz való hozzáférési jog gyakorlás esetén, az érintettnek a GDPR 15. cikk (3) bekezdésében meghatározott, az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok minden további másolatért miniszteri rendeletben meghatározott költségelemek alapján díjat kell fizetni.